Privacy Statement Medewerkers

Quion (Quion Hypotheekbemiddeling BV, Quion Hypotheekbegeleiding BV, Quion Services BV en Quion Business Continuity BV, statutair gevestigd te Rotterdam en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 24197361 resp. 24197362, 24197362, 24158411 en 53607902) is een onafhankelijke third party servicer voor hypotheken en consumptief krediet. Quion begeleidt het beheer van hypotheken en consumptief krediet voor nationale en internationale financiële organisaties. Quion helpt deze organisaties, de geldverstrekkers, met de bediening van klanten die een hypotheek of consumptief krediet bij hen hebben afgesloten.

 

Quion verwerkt persoonsgegevens van (kandidaat-)medewerkers en van personen met wie zij namens uw geldverstrekker een (potentiele) klantrelatie onderhoudt. Quion beoogt met dit Privacy Statement u duidelijkheid te verschaffen hoe zij omgaan met persoonsgegevens. In de zin van de Algemene Verordening Persoonsgegevens is Quion verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van haar (kandidaat-)medewerkers.

1.1   Ons privacybeleid

Quion hecht veel waarde aan bescherming van de persoonlijke levenssfeer van (kandidaat-) medewerkers. Zij zal op een behoorlijke en zorgvuldige wijze omgaan met uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG).

1.2   Van wie hebben wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van alle medewerkers die werken bij Quion. Dat zijn bijvoorbeeld de persoonsgegevens van:

  • Medewerkers;
  • Tijdelijke krachten, inhuur en gedetacheerden;
  • Sollicitanten.
    • CV
    • Motivatie
    • Screeningsuitkomst
    • Informatieformulier
  • Pensioenuitvoerder
  • UWV
  • Bedrijfsarts
  • Opleidingsinstituten
  • E-learningservice providers
  • Uitzendbureau
  • Belastingdienst
  • Leasemaatschappij
  • Assessment bureaus

 1.3     Voor welke doelen worden gegevens verwerkt?

Quion verwerkt persoonsgegevens in haar administratie en gebruikt deze voor:

1.       Het werven van geschikt personeel;

2.       Functionele en administratieve arbeidsrelatie beheren en uitvoeren;

3.       Het vaststellen en uitbetalen van salarissen, vergoedingen, geldsommen en beloningen;

4.       Het creëren van een prettige werksfeer of uit goed werkgeverschap;

5.       Beëindigen en faciliteren bij einde of stopzetten van arbeidsrelatie.

1.4     Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Hieronder zie je welke soort persoonsgegevens Quion kan verzamelen en waarvoor wij deze gebruiken.

1.       Het werven van geschikt personeel:

Wanneer een medewerker wordt aangenomen dan worden de gegevens die zijn gebruikt ten behoeve van het aangaan van de arbeidsrelatie bewaard. Mocht dat niet het geval zijn dan worden de gegevens die gebruikt zijn gedurende de sollicitatieprocedure verwijderd conform het bewaartermijnenbeleid.

2.       Functionele en administratieve arbeidsrelatie beheren en uitvoeren:

Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en sommige gegevens zijn ook wettelijk verplicht, zonder deze gegevens kunnen wij geen arbeidsovereenkomst uitvoeren.

3.       Het vaststellen en uitbetalen van salarissen, vergoedingen, geldsommen en beloningen:

Deze gegevens worden verwerkt op basis van wettelijke verplichting en de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Zonder deze gegevens kunnen wij de salarissen niet uitbetalen

4.       Het creëren van een prettige werksfeer of uit goed werkgeverschap:

Deze gegevens gebruiken wij voor het versturen van attenties bij bijvoorbeeld een jubileumdata of ziekte.

5.       Beëindigen en faciliteren bij einde of stopzetten van arbeidsrelatie:

Wij verwerken deze gegevens op basis van de uitvoering van overeenkomst en wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk de arbeidsrelatie te beëindigen.

1.5     Hoe gaat Quion met persoonsgegevens om?

1.5.1                    Met wie delen wij persoonsgegevens?

Quion mag persoonlijke gegevens doorgeven aan andere partijen die werkzaamheden voor ons uitvoeren. Dit zijn partijen die nauwkeurig door Quion zijn geselecteerd. Deze partijen worden bijvoorbeeld ingeschakeld om namens Quion diensten te verlenen in het kader van HR.

Wij mogen alleen derden inschakelen als dit past bij het doel waarvoor wij persoonsgegevens hebben verwerkt. Daarnaast kan deze derde alleen onze opdracht krijgen als hij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en geheimhouding garandeert.

De belangrijkste partners ten behoeve van HR zijn: ADP

Wij zijn wettelijk verplicht om persoonsgegevens door te geven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst. De Belastingdienst, maar ook een buitenlandse belastingautoriteit, mag alle gegevens, die nodig zijn voor het vaststellen van de te heffen belasting, bij ons opvragen. Ook de toezichthouders, zoals de Autoriteit Financiële Markten (AFM), kunnen gegevens bij ons opvragen.

 

Quion zal persoonsgegevens aan geen enkele partij verkopen of verhuren.

 Hieronder vind je een overzicht van de partijen die persoonsgegevens kunnen ontvangen of inzien:

1.5.2                    Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens bewaren wij niet langer dan nodig is, hierbij volgen wij de wettelijke bewaartermijnen.

1.5.3                    Beveiliging, vertrouwelijkheid en toezicht

Wij besteden veel aandacht aan de beveiliging van onze systemen en persoonsgegevens. Quion heeft een Data Protection Officer en een Security Officer die toezicht houden op hoe persoonsgegevens worden gebruikt en beveiligd.

1.5.4                    Medewerkers van Quion

Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en de bankierseed afgelegd. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en alleen geautoriseerd personeel kan persoonsgegevens inzien en verwerken. 

1.5.5                    Verwerkersovereenkomst met derde partijen

Wanneer wij voor een specifieke opdracht persoonsgegevens verstrekken aan derden, dan maken wij gebruik van een verwerkersovereenkomst. Daarin maken wij afspraken met deze partij over het gebruik en beveiliging van deze gegevens.

1.5.6                    Toezicht

De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) houden toezicht op de financiële sector, en dus ook op Quion. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of Quion de Algemene Verordening Gegevensverwerking naleeft.

1.5.7                    Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die nog gevoeliger zijn. Daarom hebben zij een bijzondere status gekregen in de wet- en regelgeving. Met bijzondere gegevens moeten wij nog zorgvuldiger omgaan, dan met andere persoonsgegevens. Dat doen wij door onze organisatie zo in te richten, dat wij voor bijzondere gegevens strengere beveiligingsmaatregelen hebben. Zo hebben bijvoorbeeld minder medewerkers toegang tot deze gegevens.

1.6                         Welke rechten heeft u?

Inzage:

U heeft het recht op inzage van uw persoonsgegevens en kunt over het algemeen binnen één maand na verzoek aan ons inzage krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

Correctie:

U kunt ons vragen om onjuistheden in uw persoonsgegevens te laten corrigeren.

Verwijderen:

U kunt ons vragen om persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden te verwijderen. Wij zullen in dat geval redelijke stappen nemen m andere verwerkers die namens ons de persoonsgegevens verwerken op de hoogte te stellen dat u heeft verzocht om verwijdering van koppelingen naar en kopieën van uw persoonsgegevens.

Bezwaar tegen verwerking:

Als u bezwaar heeft tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld e-mails met aanbiedingen.

Beperken van verwerking:

U kunt ons onder bepaalde omstandigheden verzoeken om de verwerking van persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als de juistheid van persoonsgegevens door u wordt betwist.

Overdraagbaarheid:

U kunt ons vragen om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd opslaan, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm van ons te verkrijgen, bijvoorbeeld om deze vervolgens te verzenden naar een derde partij. Dat heet ‘data portabiliteit’.

Intrekking toestemming:

Waar u toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens te gebruiken kunt u uw toestemming intrekken, waardoor wij de persoonsgegevens waardoor de toestemming gold, niet meer verwerken.

Een klacht indienen:

U kunt een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Uitzonderingen:

Bij de uitoefening van deze rechten kunnen er uitzonderingen van toepassing zijn, waardoor u bepaalde rechten niet in alle gevallen kunt uitoefenen.

1.7                         Hoe kunt u uw rechten uitoefenen? Vraag of klacht?

Voor de uitoefening van de rechten stuurt u ons een brief of e-mail. Wij reageren binnen vier weken na ontvangst van uw brief.

Ook als u vragen of klachten heeft over de manier waarop we met uwe persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact opnemen met:

Quion Groep BV

T.a.v. Privacy Officer

Postbus 2936

3000 CX Rotterdam

 E-mail: privacyofficer@quion.com