Skip to content

Privacy Statement medewerkers en sollicitanten

Quion (Quion Hypotheekbemiddeling BV, Quion Hypotheekbegeleiding BV, Quion Services BV en Quion Business Continuity BV, statutair gevestigd te Rotterdam en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 24197361 resp. 24197362, 24158411 en 53607902) is een onafhankelijke third party servicer voor hypotheken en consumptief krediet en aanbieder van hypothecair krediet. Quion begeleidt het beheer van hypothekenen consumptief krediet voor nationale en internationale financiële organisaties. Quion helpt deze organisaties, de geldverstrekkers, met de bediening van klanten die een hypotheek of consumptief krediet bij hen hebben afgesloten.

Quion verwerkt persoonsgegevens van (kandidaat-)medewerkers en van personen met wie wij namens de geldverstrekker een (potentiele) klantrelatie onderhouden. Quion beoogt met dit Privacy Statement jou duidelijkheid te verschaffen hoe wij omgaan met persoonsgegevens. In de zin van de Algemene Verordening Persoonsgegevens is Quion verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van (kandidaat-)medewerkers.

1.1                        Ons privacybeleid

Quion hecht veel waarde aan bescherming van de persoonlijke levenssfeer van (kandidaat-) medewerkers. Wij zullen op een behoorlijke en zorgvuldige wijze omgaan met jouw persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG).

1.2                        Van wie hebben wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van alle medewerkers die werken bij Quion. Dat zijn bijvoorbeeld de persoonsgegevens van:

  • Medewerkers;

  • Tijdelijke krachten, inhuur en gedetacheerden;

  • Sollicitanten;

1.3                        Voor welke doelen worden gegevens verwerkt?

Wij verwerken persoonsgegevens in onze administratie en gebruiken deze voor:

1.      Het werven van geschikt personeel.

2.      Het beheren en uitvoeren van functionele en administratieve arbeidsrelaties.

3.      Het vaststellen en uitbetalen van salarissen, vergoedingen, geldsommen en beloningen.

4.      Het creëren van een prettige werksfeer of uit goed werkgeverschap.

5.      Het beëindigen en faciliteren bij einde of stopzetten van een arbeidsrelatie.

6.       Het faciliteren van beveiliging van het pand en parkeerplaats.

7.      Het aanvragen van een e-Herkenningsaccount.

1.4                        Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Hieronder is te vinden welk soort persoonsgegevens Quion kan verzamelen en waarvoor wij deze gebruiken.

 1.      Het werven van geschikt personeel:

  • CV

  • Motivatie

  • Screeningsuitkomst

Wanneer een persoon wordt aangenomen dan worden de gegevens die zijn gebruikt ten behoeve van het aangaan van de arbeidsrelatie bewaard. Mocht een persoon niet aangenomen worden, dan worden de gegevens die gebruikt zijn gedurende de sollicitatieprocedure verwijderd conform het bewaartermijnenbeleid.

2.      Het beheren en uitvoeren van functionele en administratieve arbeidsrelaties:    

  • CV

  • Motivatie

  • Screening

  • VOG

  • Legitimatiebewijs

  • BSN

  • Arbeidsovereenkomst

  • Arbeidsvoorwaarden

  • Gesprekscyclus verslagen

  • Informatieformulier

  • NAW- / contactgegevens

  • Burgerlijke staat

  • Gegevens omtrent ziek- en betermelding

  • Verlof- en overuren

  • Correspondentie

 

Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Daarnaast zijn wij wettelijk verplicht om sommige gegevens te verwerken voor overheidsinstellingen, zoals de Belastingdienst.

3.      Het vaststellen en uitbetalen van salarissen, vergoedingen, geldsommen en beloningen:   

  • Bankrekeningnummer

  • Arbeidsovereenkomsten

  • NAW- / contactgegevens

  • Verlof- en overuren

 

Deze gegevens worden verwerkt op basis van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Zonder deze gegevens kunnen wij geen salarissen uitbetalen.



4.      Het creëren van een prettige werksfeer of uit goed werkgeverschap:

  • Jubileum

  • NAW- / contactgegevens

  • Contactgegevens calamiteiten

 

Deze gegevens gebruiken wij omdat wij vinden dat wij een gerechtvaardigd belang hebben om attenties te versturen bij bijvoorbeeld een jubileum of een verjaardag of het noodzakelijk vinden om jouw persoonlijke relaties te informeren.

 

5.      Het beëindigen en faciliteren bij einde of stopzetten van arbeidsrelatie:

  • Privé e-mailadres t.b.v. pensioen

  • Datum uitdiensttreding

 Wij verwerken deze gegevens op basis van de uitvoering van overeenkomst en wettelijke verplichting. We gebruiken je e-mailadres om je informatie te versturen.

 

6.      Het faciliteren van beveiliging van het pand en parkeerplaats.

  • NAW-gegevens

  • Afdeling

  • Kenteken

Wij verwerken deze gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Wij vinden het belangrijk dat ons pand goed beveiligd is tegen ongeautoriseerde toegang van onbekenden, daarom is jouw toegangspas gekoppeld aan jouw identiteit. Daarnaast zijn de slagbomen zo ingesteld dat specifieke medewerkerstoegang hebben tot de parkeerplaats. Voor het gebruik kunnen maken van automatische openen van de slagboom, gebruiken wij je kenteken.

7.      Het aanvragen van een e-Herkenningsaccount.

Bij bepaalde functies is het noodzakelijk om gebruik te maken van een e-Herkenningsaccount. Een e-Herkenningsaccount is persoonsgebonden en moet door Quion als werkgever aangevraagd worden bij de Rijksoverheid. Voor het aanvragen van een account is het noodzakelijk dat wij een kopie van jouw geldige legitimatiebewijs overleggen.

1.5                        Hoe gaat Quion met persoonsgegevens om?

1.5.1                   Met wie delen wij persoonsgegevens?

Quion verstrekt jouw persoonsgegevens aan derden wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn of wanneer er sprake is van een overeenkomst die door jou of ons is afgesloten. Denk bijvoorbeeld aan de Belastingdienst (wettelijk verplicht in het kader van de te heffen belasting), maar ook de pensioenuitvoerder (voor het innen van de premie op basis van de overeenkomst).

Daarnaast mogen wij persoonsgegevens verstrekken aan partijen (verwerkers) die werkzaamheden voor ons uitvoeren.  Partijen kunnen alleen onze opdracht krijgen als zij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen hebben genomen en geheimhouding garanderen. Denk bijvoorbeeld aan ADP, zij leveren aan ons HR diensten.

Hieronder is een overzicht te vinden van derde partijen die jouw persoonsgegevens kunnen ontvangen of inzien:

  • Pensioenuitvoerder

  • UWV

  • Arbodienst

  • Opleidingsinstituten

  • Uitzendbureau

  • Belastingdienst

  • Leasemaatschappij

  • Assessment bureaus



1.5.2                Verwerkersovereenkomst met derde partijen

Wanneer wij voor een specifieke opdracht persoonsgegevens verstrekken aan derden, dan maken wij gebruik van een verwerkersovereenkomst. In de verwerkersovereenkomst maken wij afspraken met deze partij over het gebruik en beveiliging van persoonsgegevens.

 1.5.3                   Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens bewaren wij niet langer dan nodig is, hierbij volgen wij de wettelijke bewaartermijnen. Persoonsgegevens van sollicitanten bewaren wij tot 28 dagen na de afronding van de sollicitatieprocedure, Persoonsgegevens van medewerkers bewaren wij over het algemeen tot 7 jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

1.5.4                   Beveiliging, vertrouwelijkheid en toezicht

Wij besteden veel aandacht aan de beveiliging van onze systemen en persoonsgegevens. Wij hebben een Functionaris voor de gegevensbescherming die toezicht houdt op hoe persoonsgegevens binnen Quion worden verwerkt. Daarnaast hebben wij een Information Security Officer en twee Information Technology Security Officers die toezicht houden op het juist omgaan met informatiebeveiliging.

1.5.5                   Medewerkers van Quion

Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en de eed of belofte financiële sector afgelegd. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en alleen geautoriseerd personeel kan persoonsgegevens van medewerkers en sollicitanten inzien en verwerken.

 

1.6                        Welke Privacyrechten heb je?

1.      Inzage:

Je hebt het recht op inzage van jouw persoonsgegevens en kunt over het algemeen binnen één maand na verzoek aan ons inzage krijgen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken.

2.      Correctie: Je kunt ons vragen om onjuistheden in jouw persoonsgegevens te laten corrigeren.

3.      Verwijderen: Je kunt ons vragen om persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden te verwijderen. Wij zullen in dat geval ook redelijke stappen nemen om andere verwerkers die namens ons de persoonsgegevens verwerken op de hoogte te stellen dat je hebt verzocht om verwijdering van koppelingen naar en kopieën van jouw persoonsgegevens.

 4.      Bezwaar tegen verwerking:

Als je bezwaar hebt tegen bepaalde verwerkingen van jouw persoonsgegevens, dan kan je dit aangeven.

5.      Beperken van verwerking:

Je kunt ons onder bepaalde omstandigheden verzoeken om de verwerking van persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als de juistheid van persoonsgegevens wordt betwist.

6.      Overdraagbaarheid: Je kunt ons vragen om de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt en die wij geautomatiseerd opslaan, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm van ons te verkrijgen, bijvoorbeeld om deze vervolgens te verzenden naar een derde partij. Dit heet ‘data portabiliteit’.

7.      Intrekking toestemming:

Waar je toestemming hebt gegeven om je persoonsgegevens te gebruiken, kan je jouw toestemming intrekken, waardoor wij de persoonsgegevens waarvoor je de toestemming hebt gegeven, niet meer zullen verwerken.

 8.      Uitzonderingen: Bij de uitoefening van deze rechten kunnen er uitzonderingen van toepassing zijn, waardoor bepaalde rechten niet in alle gevallen uitgeoefend kunnen worden.

                       1.7                        Vragen, klachten en uitoefening rechten

Heb je vragen over de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan? Loop dan contact op met de Functionaris voor de gegevensbescherming of stuur een bericht.

 Wil je gebruik maken van je privacy rechten, of heb je een klacht over het gebruik van je persoonsgegevens, neem dan schriftelijk contact op met onze Functionaris voor de gegevensbescherming.  Je ontvangt een reactie binnen vier weken na ontvangst van jouw bericht. Komen wij er bij een klacht samen niet uit, dan kun je jouw privacyklacht melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of ervoor kiezen om naar de rechter te gaan.

 Je kunt je brief of e-mail sturen naar:

 Quion Groep BV

T.a.v. Functionaris voor de gegevensbescherming

Postbus 2936

3000 CX Rotterdam

privacyofficer@quion.com